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     在展會的招展過程中，如果能夠尋找到支持及協助單位作為對口的合作單位，組團作為展覽會的招展代理，將是一個非常不錯的選擇，也是招展成功的重要環節。

組團的優勢表現在：第一，能提高展覽會的影響力，加快信息的有效快速傳遞；第二，善用資源，優勢互補，加快資源整合；第三，最大限度地挖掘新客戶，壯大參展隊伍；第四，最大限度地降低招展成本。

招展合作單位的要求與條件

1．能切實有效地開展組團工作；

2．在該行業有較高的信譽和威望；

3．有一定的組團招展經濟實力；

4．能指派專職人員負責該項工作；

5．有豐富的招展組團工作經驗。

建立展覽營銷網絡

合作招展（組團）單位一般包括：行業的政府主管部門、行業的權威協會、具有廣泛影響力的行業媒體、主辦單位的分支機構、辦展機構（公司），還有是海外的代理機構（國際展）的建立。

1主要的媒介合作伙伴

（1）行業協會和商會

行業協會和商會在行業里有重要的影響和強大的號召力，它們一般擁有自己擅長的領域和自己的營銷渠道，也有自己獨特的營銷技巧和營銷手段，與這些單位合作，能很好地優勢互補。

（2）國內外著名展覽機構

（3）專業報刊雜志

行業內的專業報刊雜志對本行業有一定的影響，也有一批熟悉的客戶，對行業發展趨勢比較了解，聯系比較廣泛，不僅可以充當營銷宣傳的喉舌，還可以直接招展。

（4）國際組織

一些相關的國際組織具有一定的權威性，在國際上有較強的號召力，與他們合作往往能很好地帶動國外企業參展。

（5）各種招展代理

所謂代理，即對某一地區、某個專業擁有一定客戶的中介機構、行業協會、咨詢機構等。招展代理是與辦展機構緊密合作的專門的招展單位，適當地發展招展代理對展會招展很有好處。主辦方可以委托他們代理招展，當然，按照國際慣例是有償代理的。

（6）行業知名企業

行業知名企業在行業里有一定的號召力，它們的參展對其他企業有很好的示范效應，會帶動一批企業參展。

（7）國外同類展會

與國外同類展會合作，在各自的展會上推廣對方的展會，或采取其他合作方式爭取彼此合作、營銷互贏。

（8）外國駐華機構

外國駐華使館和領事館以及其他機構，如貿易代表處、辦事處等，它們不僅對該國比較熟悉，聯系方便，而且對所在國也很了解，它們向該國企業推薦的展會一般能取得該國企業的信任。

（9）政府有關部門

與政府部門合作不僅有利于招展，還能取得很多其他便利條件。

（10）網絡

基于網絡的展覽營銷具有全天候、跨國界、即時性、交互式、多媒體甚至媒體拉式與推式功能兼備等明顯優于傳統營銷方式的特點。企業以網絡為平臺在產品售前、售中、售后各環節展開全程市場營銷活動，充分發揮網絡技術的優勢和功能，最大限度地滿足客戶需求，以達到開拓市場、樹立形象、促進銷售和增加盈利的經營目的。

從展覽機構利用網絡資源和技術的深度和廣度來分，網絡營銷的基本形式包括利用網絡媒體登載廣告、利用電子郵箱進行郵件營銷和利用網站進行全方位網絡營銷三種基本形式。從展覽機構網絡營銷的具體功能來分，網絡營銷包括網上調查、網上形象塑造、網絡產品展示、網絡促銷、網絡分銷、網絡公關、網絡客戶服務等形式。

網絡營銷的發展經過三個階段：試探營銷階段、電子郵件營銷階段、網站營銷階段。目前在會展業的網絡營銷領域工作重點轉移到了網站建設，包括域名申請、網站規劃、網頁制作、網站發布、網站推廣以及網站的管理和維護。一般大型展會都有自己的網站來宣傳展會，在網絡上宣傳也是一個不錯的選擇。

2與其他媒介的合作

（1）電話營銷

電話營銷是辦展機構的營銷人員通過電話直接向目標參展商推銷展會的一種營銷方式。營銷人員不僅通過電話進行展位促銷，還進行市場調查、目標客戶的確定、市場定位、提供咨詢、處理投訴等多項營銷活動。在合適的時間給客戶打電話，要在電話中公開自己及公司的身份和地址等，并如實地介紹展會，不能有意夸大事實、欺騙客戶。

（2）與一些媒體合作做新聞報道

展出者首先要在內部指定新聞負責人，要與媒體建立和保持良好的關系，具體的工作可以委托專業公司做。由于媒體的受眾不同，因此要選擇那些受眾是目標觀眾并有可能報道展覽會的媒體。對于貿易展出者，相關的媒體有經濟報刊、商業類報刊、電子媒體、地方報刊以及采訪展臺的記者。

展覽會組織者可以從展出地的新聞名錄中查找合適的媒體，也可以詢問當地的客戶閱讀哪些報刊，從中選擇新聞媒體。媒體可以指單位，也可以視為媒體工作的個人，包括新聞報道員、貿易專欄評論員、電視臺和無線廣播電臺采訪員、攝影師、編輯及其他輿論導向者。可以登門拜訪重要的媒體編輯，與有關編輯記者保持聯系，邀請他們參觀公司。

展出者的新聞工作程序是使用合適的新聞方式，通過合適的新聞媒體，將展出信息傳達給合適的觀眾，也就是目標觀眾。展出者經常使用的新聞工作方式主要有：舉行記者招待會、編發系列新聞稿、提供照片、邀請主要媒體的記者參觀展臺、安排專訪等。新聞稿分綜合新聞稿和專題新聞稿。

展覽會開幕前，在展出地舉辦記者招待會，全面介紹展出情況，包括目的、展出展品、展出者等。招待會上要提供裝有全套新聞資料的新聞資料袋。新聞資料袋可以提供給有關新聞媒體以及其他有關部門，包括工商業、行業協會、政府有關部門等。如果展覽會的觀眾來自不止一個地區，可以考慮在參觀者集中的其他地區也舉辦記者招待會。展覽會開幕后，仍要繼續開展新聞工作，積極邀請記者參觀展臺。如果有重要活動或貴賓參觀，要安排記者或有關人員發函致謝。

（3）人員推廣

人員推廣是一種人際交流，是一種直接的宣傳方式，展出者通過與目標觀眾聯絡，告知展出情況，邀請其參觀展覽。會展的人員推廣方式主要有：發函、打電話、傳真、拜訪。

發函，就是將各種資料直接寄給潛在的參觀者，并邀請他們參觀展臺。這是一種直接的、單向的宣傳方式，也是會展業使用最廣泛、成本效益最佳的宣傳方式。直接發函可以利用專門的發函公司，委托其辦理直接發函，展出者也可以從發函公司購買郵寄名單自己郵寄。好的展會組織應建立目標觀眾的數據庫，按行業、地區、產品興趣、公司規模大小等標準分類，展出者可以無償或有償利用。用電子郵件、傳真等發送邀請函的方式也越來越普遍。

每個展出者都應該安排直接發函方式，直接發函工作要根據需要和預算安排工作量，可以在展出者所在地安排，也可以派人或委托人在展覽會所在地安排。也可以采用寄禮品、貴賓卡等方式，雖說禮品本身可能沒有多大價值，但是收到者卻更有可能參觀展臺。

還有就是寄獎券，在展臺索取小禮品，或者用投資方式發大禮品，禮品與獎券應當與展出內容有關。貴賓卡用于最重要的客戶，表示當他們前往展臺參觀時，憑此卡便會立即受到接待。此外，電話聯系、登門拜訪也是常用的方式。一般情況下，不要將廣告集中在展會開幕前幾天，而應該在3～4個月前就開始并持續刊登，時間間隔要事先安排好。

（4）做廣告

    會展宣傳是一種單向的信息傳遞，即展會組織者單方向地向潛在目標客戶傳達展覽信息，如果是消費性質的展出，可以選擇大眾媒體，包

括大眾報刊、電視、電臺、網絡、人流集中的招貼、旗幟等；如果是專業性質的貿易展出，就要選擇使用生產和流通領域里針對目標觀眾的專業媒體，包括專業報刊、內部刊物、展覽刊物、專業網站等。廣告的優勢是可以讓信息傳播得很廣泛。宣傳的主要方式包括：媒體廣告和戶外廣告。

媒體廣告包括專業媒體如報紙、雜志、網站等，大眾媒體如電視、電臺、主導性報紙等，主辦者應圍繞展覽不同的賣點和亮點來進行宣傳，按區域、分行業地設計制作不同的軟廣告和硬廣告。除此之外，還可以通過新聞發布會、行業研討會等形式制造新聞題材，或對牽頭參展的行業代表（企業）進行新聞專訪，從側面傳播展覽會信息，進行新聞炒作。

    戶外廣告則是利用人流量較大的公共場所，如：機場、車站、碼頭、商業街道和廣場等地點，以海報、燈箱、廣告牌、宣傳布幅、彩旗等形式，進行廣泛宣傳。其目的是營造展覽會的聲勢，形成廣告宣傳攻勢。現代會展操作越來越重視宣傳廣告的投入力度和宣傳質量，廣告宣傳就像一場戰爭中的戰略武器，有“打擊面廣、威懾力大、殺傷力強”等特點，是贏得競爭優勢的一個重要的武器。

    招展的意義展會招展是指辦展機構通過各種方法和渠道邀請展覽題材所涉及的企業及觀眾到展會現場參展的工作過程。展會是一種聯系買家和賣家的理想紐帶，這里的“買家”是指專業觀眾或中間商，“賣家”是指參展商。展會的目的是有效地把買賣雙方組織到一起，促進和提高買賣雙方信息交換率和交易成功率。展商滿意了、觀眾滿意了，主承辦單位也滿意了，才能說展會成功了，因此招展工作至關重要。