成功展會注意事項36點
日期：2016-04-18 / 人氣： / 來源：
秉持著十?dāng)?shù)年的會展籌辦專業(yè)經(jīng)驗,特別精心規(guī)劃提供100個實用又有效的會展規(guī)劃重點,希望為您及您的會展活動,創(chuàng)造出“會議百分百”的成果和效益,真正達(dá)到會展圓滿成功,順利豐碩的目的。
1)精心設(shè)計規(guī)劃主題：針對會議展覽活動定位,為未來會展活動發(fā)展的主軸、方向、推動的重點及主題(Theme)而設(shè)計規(guī)劃?同時依此主題更容易吸引較多的參與。
2)協(xié)助國際競標(biāo)資料搜集：要參與國際競標(biāo)需要各類完整的訊息和信息,例如舉辦條件、配合條件和環(huán)境、支持信函、預(yù)算及響應(yīng)條件等,都要先規(guī)劃好。
3)規(guī)劃完整競標(biāo)執(zhí)行作業(yè)：如何向國際會展委員會報告,準(zhǔn)備什么資料(什么是您的城市最有競爭力的重點?) ,如何爭取各個代表的支持,同時又競標(biāo)成功。
4)協(xié)助籌設(shè)工作委員會：籌辦會展有許多細(xì)節(jié)工作,因此交付各工作小組的分工職務(wù)、組織圖、工作職掌和權(quán)責(zé)及各個工作委員會的連系及籌備會議召開,都應(yīng)該先行設(shè)立作法。
5)決定會展辦理名稱及時程：任何會展的舉辦時間都應(yīng)與其它地區(qū)或世界會議錯開,以避免時間重復(fù),同時也容易吸引更多與會者參加,當(dāng)然訂定會展名稱也很重要,也影響與會的意愿。
6)規(guī)劃會展辦理模式及作法：國際性會展應(yīng)該明確其辦理的模式及作法先行安排,如此才能正確且有方向地開始籌辦會展事務(wù)和工作。
7)詳細(xì)評估并編列預(yù)算：整體會展所需的預(yù)算是會展成敗的重要關(guān)鍵因素,各項預(yù)估細(xì)目、需求數(shù)量、需求的時程及辦理方式,都影響預(yù)算編列和評估計算。
8)研析經(jīng)費來源及時程：各項會展的收入來源有注冊費、展位費、廣告費及其它等,但是金額來處,所占比例以及什么時程會進(jìn)帳,都有一定的影響。
9)建立募款機制和作法：許多會展的召開都有賴充分的經(jīng)費,但是如何募款,對象如何尋找?是不是該編列募款說明書?尋求贊助的作法應(yīng)該如何開展?都應(yīng)該規(guī)劃清楚,以達(dá)到募款目的。
10)建構(gòu)大會收支作業(yè)程序：要辦理國際會展當(dāng)然要開立外匯收支帳戶,但如何開立?收支帳款如何作業(yè)?都應(yīng)該有套專業(yè)作法,同時也該訂立收支作業(yè)程序,確保會展順利推動。
11)確認(rèn)專業(yè)會展策劃顧問：一場圓滿成功的國際會展,絕對需要聘請有經(jīng)驗、有專業(yè)及有熱誠的顧問或公司來提供專業(yè)策劃,當(dāng)然如何搜尋、確認(rèn)并相互合作是重要的起點。
12)會展場地搜尋和勘查：要選擇渡假村?市區(qū)會展中心?還是大學(xué)?該要多大的區(qū)域?有多少分組房間?真正的空間尺寸及挑高合適與否?都是勘查場地的重點。
13)確認(rèn)場地及周邊條件：會展場地需要相當(dāng)多的配合條件,諸如是否容易抵達(dá)?配套的影音條件?相關(guān)的服務(wù)條件等,都是重點的考慮需求。
14)確認(rèn)整體會展流程：會展的議程及辦理作業(yè)都應(yīng)該先行安排規(guī)劃妥當(dāng),自然比較容易推動各項籌備工作,并且有效吸引與會和參展。
15)規(guī)劃各類配合活動：會展的辦理有許多相關(guān)配合活動,如開閉幕典禮、接待酒會、文化之夜、參觀行程及旅游節(jié)目等,這些都是會展籌備的規(guī)劃重點?
16)規(guī)劃講員及發(fā)表方式：國際會議的講員、發(fā)表作法、與談人,評論人及主持人等,都是需要精心規(guī)劃和安排,成立學(xué)術(shù)委員會的目的就是因應(yīng)這樣的需求。
17)訂定邀請講員條件：要以什么方式邀請?提供什么條件?如何確定各個名單,邀請的時限在何時?都決定了講員是否積極參加的因素。
18)規(guī)劃論文征集方式：規(guī)定何種主題?是否請先交論文摘要“Abstract “?訂定交卷時間?以及規(guī)劃論文收集的作業(yè)方式,都影響論文比重和收集順利。
19)協(xié)助成立論文評選機制：針對論文繳交之后,是否符合大會發(fā)表的標(biāo)準(zhǔn)和作業(yè),應(yīng)該有個公正且清晰的作法,以使得論文發(fā)表能為大會創(chuàng)造更豐富的內(nèi)涵。
20)論文集編修印制作業(yè)：由于論文征集有一定格式及時程,編輯、美術(shù)設(shè)計及印刷,都有相當(dāng)要求的標(biāo)準(zhǔn),因此應(yīng)該以國際水準(zhǔn)來制作。
21)論文集出版及運送作業(yè)：論文集編印后是否會因其份量而申請版號,并在會后發(fā)送給圖書館及相關(guān)學(xué)術(shù)單位,以便于日后留存。
22)會議論文發(fā)表及確認(rèn)：參加此次會議發(fā)表人之名單必需事前確定,發(fā)表時間多長?留有多少時間詢答評論?都和議事流暢與否有關(guān)。
23)建構(gòu)報名作業(yè)機制： 整體會展的報名,少則五十余人,多則好幾千人,因此如何建立網(wǎng)絡(luò)報名、傳真報名或其它方式,或是否可以網(wǎng)絡(luò)交費,兩人以上報名可否優(yōu)惠,這些是報名機制要確定的。
24)發(fā)送通告書及確認(rèn)：Announcement有第一次、二次或最后一次,主要是在確立開會時間,模式、住宿、交通、場地及各次議程的簡明介紹。
25)建立潛在與會名單：要先了解那些人,那些單位是有可能參加?藉助行銷文宣的作法,再配合潛在名單,可以廣泛吸引更多人仕的參與。
26)協(xié)助規(guī)劃報名作業(yè)：包括現(xiàn)場報名、會前報名、報名費用及開戶方式等都是在開始接受報名時先行確認(rèn)的,同時要訂定用什么方式來報名。
27)進(jìn)行報名作業(yè)及收款：報名費用會因為提早報名(early bird)而有不同的標(biāo)準(zhǔn),眷屬報名又是如何規(guī)定?收款又是采行電匯,刷卡還是支票?都應(yīng)該規(guī)范清楚?
28) 確認(rèn)并制作與會名單：接受報名以后,就會開始確認(rèn)名單,看看是否那些單位還可以再多加把勁多些人來報名,并且準(zhǔn)備開始制作名牌?
29)設(shè)計并制作大會印刷品：整體國際會展的表征,可以由它的大會印刷品如何設(shè)計和制作看出,這包括宣傳海報、名牌、通告書、桌卡及大會手冊等數(shù)十種。
30)規(guī)劃印刷品內(nèi)容作業(yè)：由于國際會議及展覽對于文宣印刷品,有一定的編排需求,內(nèi)容也必須簡潔明確和易尋,通常是二種語文并存(如中英文、英西文等)?
31)了解印刷品需求及派發(fā)：對于文宣印刷品要印多少份?采用什么材質(zhì)?有那些機構(gòu)是主要派發(fā)對象?當(dāng)然能夠讓文宣印刷品達(dá)到效益,才是最重要的。
32)規(guī)畫展覽作業(yè)及配置辦法：對于國際會議而言,展覽是非常重要的資源,因此如何善于規(guī)畫,整合參展廠商,鼓勵創(chuàng)新研發(fā),知識訊息交流,因此確定展示主題、規(guī)模、環(huán)境及參與對象,都是規(guī)畫重點?
33)確定參展及訂價收支辦法：參展商依照主題區(qū)分,選擇展覽搭建區(qū)位置,并且依不同訂價付費展示,當(dāng)然參展仍需要相當(dāng)多軟件活動及硬件器材和行銷策略,才能擴大展覽效益和影響力。
34)作好征展文宣作業(yè)：一個好的展示活動需要大力宣傳,預(yù)期有多少觀眾?是否有專業(yè)論壇搭配?重要廠商是否都會參加?辦理時程和效益,也是文宣作業(yè)的重點。
35)參展報名及收費作業(yè)：報名參加展覽是需要詳細(xì)規(guī)畫和運作,那些知名大廠,那些平日配合度高的廠家,都應(yīng)即早確認(rèn)并報名收費,使得整體展示活動能夠順利進(jìn)行。
36)召開參展廠商說明會：基本上一次展覽多達(dá)百余家,如何規(guī)定進(jìn)場時間?什么時候搭好展位?噪音、清運、退場貨品規(guī)定等,都是需要展前規(guī)定清楚。
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