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一、 展覽工作籌劃步驟

展覽工作基本上可以分為兩大部分，一部分是籌備工作，包括對內組展、對外聯絡、展品運輸、設計施工、宣傳廣告、行政后勤、財務費用等等。這一部分工作是“后臺”性質的展覽工作，是“搭臺”，貫徹整個展覽工作過程；另一部分是展臺工作，包括接待觀眾、介紹公司、介紹產品、散發資料、記錄情況、洽談貿易、簽訂合同以及開展后續工作等等。這一部分工作是“前臺”性質的展覽工作，是“唱戲”，基本限于展覽會展出期間。兩部分工作有著密不可分的聯系，對展出成功都很重要，都需要認真策劃。但是兩部分工作的性質卻有所不同，籌備工作服務于展臺工作，展覽有關人員必須清楚這一關系，明白這種關系將有助于有目的地做好各項展覽工作，提高展出效益。

具體的展覽工作籌劃步驟如下：

步 驟 內容

第一步 按實際需要將工作分為幾大類：設計施工，展品運輸，宣傳聯絡，行政后勤，展臺工作、后續工作

第二步 在各分類之下詳細列明具體事項

第三步 弄清楚工作之間的關系，比如A工作要在B工作完成之后方能開始

第四步 要定期檢查工作進度和質量，及時發現并解決問題，保證整體工作協調、正常

二、 展出工作內容

1、明確人員及分工

人是展覽工作的第一要素，是展出成功與否的決定性因素。展覽工作首先是人的工作。把人的工作做好才有可能把展覽工作做好，才有可能使展出成功。展覽人員包括籌備人員和展臺人員。

（1） 人員組成

從管理角度出發，展覽工作需要由各方面的人員組成一個協調的組織機構。此機構可以大到委員會，由高級領導人掛帥，比如參加世界博覽會的組織委員會多由各參展國的政府領導人掛帥掛名，也可以小到小組甚至一個人。后一種情況比較普遍，通常稱為項目小組或籌備小組。此機構必須有一個負責全面工作的人員，通常稱為項目經理或協調人。

（2） 人員分工

確定人員后，確定人員分工，制定人員分工情況聯絡表。聯絡表內容包括人員姓名、職權、聯系地址。聯絡表可以包括外部單位比如支持單位、接待單位、運輸公司、運輸代理、設計施工公司、道具公司、廣告代理、花草公司、電信公司等。聯絡表分為籌備聯絡表和展臺聯絡表，分別用于籌備和展出階段。

（3） 人員管理

對展覽有關人員進行有效地管理是展出成功的基本保證。展覽人員管理其突出的特點是臨時性。對大部分參加展覽工作的人員而言，展覽工作只是其全部工作中的一部分，甚至是一小部分。籌備組、組出組也是臨時組建的機構，也就是說工作是臨時的、人際關系是臨時的。這種臨時性可能表現為當事人工作不全力以赴，同事之間、上下級之間關系松散，合作比在正常環境下可能難一些。把臨時組織起來的展覽人員管理好，從而將臨時性的展覽工作做好，需要比正常情況更下功夫。

2、規定工作事項及順序

展覽工作事項相當繁雜，工作中的銜接、交叉環節也很多。面面周到地安排展覽工作有助于籌備和展出有條不紊、少疏忽、高效率。展覽工作由項目經理，或由項目經理與上級領導，或由項目經理與項目組共同討論制定；展覽工作由項目經理監督實施并協調。

為科學地籌劃、開展展覽工作，制定展覽工作方案是必須的，目前對工作方案有幾種表示方法：

（1）所有一切記在腦子里。這是一種原始的計劃和工作方法，憑經驗和記憶辦事。這種方法已不適應現代工作要求。

（2）列出主要工作事項和時間。這是一種初級的計劃和工作方法，工作仍主要靠經驗，也不能適應現代工作要求。

（3）制作簡單的工作日程表。這是一種中級的計劃和工作方法，將所有事項分類排列，注明負責人，注明辦理時間。這方法適應目前中國的管理水平。

（4）制作詳細的工作日程圖。比上一種方法又進了一步。用圖示方法表明工作流程、關系，注明負責人，注明辦理時間等有關管理因素。展覽工作事項列明、列清后，再加上一些基本情況，就是一份展覽工作方案。

3、規定時間和期限

時間安排也可以稱作日程安排。展覽籌備時間看起來可能富裕，但是實際很緊張。越拖延，展覽籌備工作將越困難，而展出成功的可能性就越小。展覽會上常見參展企業抱怨主辦者。但是實際是參展企業本身造成的。這些公司往往把籌備工作放到不得不做時才做，導致效率和效益低下。如果籌備時間確實太大，那么只有把工作全部委托給施工公司，包括設計、制作、施工、布置等。施工公司也許會在最后一刻趕制完畢，但是質量可能要受一些影響，費用肯定要高不少。展覽許多工作看似不起眼但是籌辦起來卻很費時費力，因此要盡早安排。展覽會日程具有不可更改性，因此展覽工作日程和計劃一定要嚴謹，執行也要認真。制定嚴格的工作日程將有助于提高本展覽工作的效率。在展覽會工作中，“按時”非常重要。展覽環節多，如果一項工作未按時，一系列工作將受影響，嚴重的會出現混亂，甚至使展覽失敗。因此，做展覽工作一定要嚴時，規定的截止期一定要遵守。不論展覽會大小，參展企業都應把已定日期當作紀律來執行遵守。

4、規定費用標準

展覽各項工作都需要費用。費用預算總額應在做展出決定就確定。在做出展出決定后，就應該盡快做展覽的詳細預算，與計劃工作結合做。根據財力和工作需要安排預算，在執行過程中根據實際情況進行必要的調整，并對開支做出必要的控制。沒有預算，沒有控制，就可能超支，甚至超支嚴重。費用工作為整體展覽工作服務，費用工作的目的是合理、科學地使用各種費用，提高展覽工作的效率和效益。做展覽費用工作，不僅要站在財務角度，精打細算，不浪費金錢；也要站在經營角度，用投資的觀念有效地使用金錢，把它當作投資時，金錢才有活力，工作才具有挑戰性，才能導致效果和高效益。費用的使用涉及預算、開支、記賬、審核、決算等等許多技術要求和規定。

展覽費用應納入參展企業的整體財務系統以及政府統計、稅務等部門的標準，而各單位、各地方的差別很大，且不相容，這里只簡單講述展覽預算、控制等管理方面的一些原理、方法、知識、經驗，為參展企業做費用工作提供幫助。

展覽費用一般分為直接費用和間接費用。直接費用是指為籌辦展覽直接開支的費用，各個展覽項目之間會有比較大的差異。展覽直接費用由展覽項目有關人員負責管理，屬于展覽項目工作一部分。展覽界一般將展覽費用劃分為四大類，并根據不同的特點、標準提出分配比例和備用比例：

（1）設計施工類費用，也有人稱作展臺費用。包括設計、施工、場地租用、展架租用或制作及搭建和拆除、展具制作和租用、電源連接及用電、電氣設備租用及安裝、供排水設備租用及安裝、電話電腦租用及安裝、餐飲設備租用及安裝、地毯租用、展覽布置、文圖設計制作安裝、防火器材租用、展臺清掃等。這部分費用可能占總預算的35﹪～70﹪，一般需要約15﹪的備用。

（2）展品運輸類費用。包括展品的制作或購買（如果是現有產品，也有資金占用問題）、包裝、運輸、裝卸、倉儲、保險等。這部分開支因距離遠近、展品多少、單程或往返運輸而差異可能很大，可能占總額預算的10﹪～20﹪。需要留有10﹪的備用額。

（3）宣傳公司關類費用。這是一個范圍很廣的開支類別，包括宣傳、新聞、廣告、公共關系、交際、聯絡、編印資料、攝影、攝像等等。這部分開支可能占總預算的10﹪～30﹪，由于其收縮性很大，因此備用額可以多留些，為20﹪。有些參展企業在宣傳、廣告、公關、編印資料等方面有專門的預算，展覽宣傳等工作是整體宣傳等工作的一部分，在這種情況下這類開支項目也可以列為間接開支項目。

（4）行政后勤類費用，也有人稱作人員費用。行政或人員開支是一個比較復雜的類別。展覽間接開支大部分發生在這里。比如正式籌備人員和展臺人員的工資是參展企業的經常性開支，不從展覽預算中開支。但是，從管理角度看，為了計算展覽工作效率和效益，必須計算人員開支。有一種計算方式稱為“人員——時間核算”。“人員——時間核算”不僅是一種時間與預算和開支掛鉤，要根據參展企業具體情況決定。行政后勤的直接開支費用主要有人員的交通、膳食、住宿、長期職工的補貼、人員培訓、人員制服、臨時雇員的工資等。這部分費用可能占總預算的10﹪～20﹪，備用額10﹪。