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如何參加歐洲的展覽會呢？作為德國科隆國際展覽公司中國代理的德信公司總裁葛友勤先生，在剛剛閉幕的Interexpo China 2001（展中展）同期舉辦的專題會上，向中國同行和企業界人士做了介紹。

葛友勤先生將參展過程分為展前、展中和展后三個階段一一介紹。

展覽會前的準備工作

葛先生說，過去的經驗表明，中國企業去歐洲參展或做生意準備都不夠充分，他們不了解當地對商品質量的要求、經銷體系以及當地的生活條件。而是籌備階段恰恰是進行業務的成功基礎。

總裁先生按時間順序介紹說，在展覽會前12個月到9個月應更多地了解市場和展覽會。首先是收集信息，這些信息包括：市場信息、行業信息、地區經濟信息和展覽會信息。既然要參加展覽會，就應該了解：

1.展覽會的類型、目標定位、知名度和成效性；

2.參觀費用、參觀者的專業性、參觀者的區域性、參展商的區域性；

3.主辦者、協辦者、時間、地點；

4.參展條件、展品范圍、報名截止日期、參展費用等信息。

這些信息您可以通過因特網有針對性地檢索搜集，同時更為重要的手段是進行市場調研，葛先生強調，在市場調研上花的每一分錢都會得到超值的回報。他指出，中國的很多企業沒有進行市場調研就參加展覽會，不僅花費了大量人力、財力，結果還未能尋找到目標顧客。另外，在歐洲，一般都是供貨商聯系客戶，那么您就可以向有關公司購買歐洲相關行業所有客戶和進口商的通訊資料，并與他們在展前取得聯系，邀請他們到你的展臺去參觀。

其次是評估信息，擬參展者通常要問自己參加展覽會要達到哪些目標？哪些產品應在展覽會上展出？企業自身是否具有相應的條件？估計會發生哪些費用？這些問題有助于企業了解市場現狀和發展趨勢，認識競爭對手和競爭狀況，認識新的供應商、了解出口可能性、開辟合作形式，提高企業的知名度的總體目標；加深與現有客戶的聯絡、恢復與以前客戶的聯絡、建立與潛在客戶的聯絡的聯絡目標；探測價格談判空間和支付條件、展示產品質量、介紹服務質量、提高短期和長期的銷售額的銷售目標；拓展銷售渠道、尋找代理商、設立分散的銷售倉庫的分配目標；檢驗所有產品或每個產品在市場上的接受性、展現產品和服務的功能、完善產品和服務的功能。

而到展覽會前9個月到6個月就該進入個人的準備階段，因為人們對一個地區越熟悉，那么他們就越能了解和理解這個地區和這個地區的人。這是將來在展覽會上進行商務聯絡的一個重要前提，因為當地的客戶會立刻察覺，他們的對手對這個國家是否有所準備以及對有些日常禁忌是否有所了解。當然需要了解的內容涉及了政治、經濟、文化、語言等領域，自然是越多越好。

展覽會前6個月到3個月時，您就應已完成設計展臺、確定展臺標牌和圖案、委托展臺搭建商、仔細研究參展商手冊、邀請客戶、培訓參展人員、尋求官方聯系、確定旅行日期、核算費用總額等瑣碎而又或不可缺的工作。 

最后的3個月內您是否備好所有合同和訂單的復印件、展品（圖文資料、名片、姓名牌等）、旅行（護照復印件、機票、信用卡、簽證）、備用資金（臨時人員、交通、住宿、飲食等）；是否留下旅店、主辦者的電話/傳真號碼及展臺號、注意時間差、約定聯絡時間；是否隨身帶上了知名作家的游記、旅游及語言指南和地圖資料？

展覽會期間的忠告

葛友勤先生依據以往中國企業在歐洲參加展覽會的經驗教訓，總結了幾點展會應該做的和不應該做的，希望中國欲參展企業可以借鑒。他說，有吸引力的展臺設計、整潔陳列產品、中英文對照的產品說明書、訓練有素英語流利的展臺工作人員、保持整潔都會樹立和提高公司形象和知名度有很大幫助的。他同時強調，舉辦研討會或產品介紹會，能傳播產品發展信息，提高公司形象和知名度起到事半功倍的效果。同時，據一項權威研究表明，您花在攤位如果是1元錢，那么花在攤位搭建、同期廣告、新聞發布等方面的費用將為8元。

特別要注意的是，為了中國企業的國際形象，請別在展臺吃東西、喝水或抽煙，也請您別坐著，因為很多國外觀眾對此很反感。更不要在專業展覽會上賣樣品，因為你所面對的是專業觀眾而不是普通的消費者。他舉例說，在一個大型家具展上，中國的一位參展商在展位上還同時展示燒烤及園林用具。即使有空地，也不能采取這樣的做法，一是沒有燒烤或園林方面的客戶來參觀采購，另一方面，公司形象也會一落千丈。

如果您在歐洲的某地參展，如德國的科隆，請別忘了享受您應該享受的免費服務，例如：憑展商證、門票、記者證等可免費乘坐科隆市的公交車輛（如公共汽車、輕軌、地鐵、普快列車）；免費乘坐每半小時前往機場的班車；免費乘坐前往科隆大教堂的班車；憑記者證可在展覽中心內免費乘坐新聞專車；參展商可免費將公司的宣傳材料擺放在新聞中心；新聞記者可免費享受通訊、復印、圖片服務；參展商可將自己在展會期間擬舉辦的活動通知新聞中心，新聞中心將展會期間所有活動匯總并散發給所有新聞界；登機手續：在展覽中心的漢莎航空公司柜臺可辦理登機牌及行李托運；免費譯員：展覽中心可提供一小時之內的免費翻譯。

展覽會后一切才剛剛開始

葛友勤先生提醒剛剛在歐洲參加完展覽的人士，展覽會后別忘了要對預期目標的達到程度、市場信息的獲取、發生費用、弱點失誤、進行總結評估。同時與客戶確認合同，實現您在展會上對客戶的諾言，寫信給感興趣的廠商。如果有所收獲，別忘了籌劃下次參展，考慮到參展攤位緊張，您也可在展會快結束時預訂，或是考慮參加其他展覽會。