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參展準備 馬虎不得

日期:2016-04-20 / 人氣: / 來源:

若一旦決定參加某一個展覽會,則需盡速開始進行籌備。以下是我們建議展出者不妨從這幾方面入手: 

1) 展品選擇:展品是參展商能直接給觀摩者留下印象的最重要因素。據不完全統計,在參觀這的記憶因素中,展品具有吸引力可占到 39%的比重,因此,應給予特別的重視。選樣三原則: a) 針對性, b) 代表性 ; c) 獨特性。 

針對性 ---- 是指展品要符合展出的目的,方針,性質和內容。 

代表性 ---- 是指展品要體現展出者的高新技術,生產能力及本行業特點。 

獨特性 ---- 是指展品要有自己的獨到之處,以便與其他同類產品相比,明顯有別。 

2) 展示方法:展品本身在大部分情況下,并不能說明其全部性能,顯示全部特征,需要通過借助其他材料或 設備等手段,來加以說明,強調及渲染。要考慮讓參觀者在現場積極參與,并準備一些小包裝樣品免費派發。這些都是為了引起參觀者的興趣 ,增加客商們的購買欲。 

3) 展臺設計:從表面上看,展臺設計的任務應著重美觀,其實,并非如此簡單。主要是展臺要能充分反映出參展商的形象,能吸引參觀者的注意力。因此,還要注意以舷錄傅悖篴 ) 展覽設計要與整體的貿易氣氛相協調; b) 展臺設計是為了襯托展品,不可 喧賓奪主;c) 展臺設計需考慮參展商的公眾形象,不可過于標新立異; d) 展臺設計時,不要忽略展示,會談,咨詢和休息等基本功能。 

4) 人員配備:它是展覽成功與否的關鍵所在。展臺的人員配備可從四個方面加以考慮:a) 按展覽會 的性質選派合適類型或相關部門的人員;b) 根據工作量的大小來決定人員數量;c) 注重人員的基本素質; d) 加強專業知識的培訓及產品性能的了解 , 如專業知識、產品性能、演示方法等等。展臺人員要結合參展商品的特點,靈活應對。如果大眾消費品應著力樹立品牌形象,在消費者中形成親和力;如系新產品,須大力宣傳其與眾不同之處;產品如具獨創性,則應強調其在技術上的突破性。 

5.客戶邀請。展覽會上若能顧客盈門當然求之不得,便有時難免會出現門庭冷落的情況。這就要求參展者除了被動地等客戶到,還要有意識地請客戶來。可采取直接登門拜訪、通過媒體做廣告、現場宣傳,派發資料等手段,邀請和吸引客戶。總之,要未雨綢繆,把工作做在前面 

附表: 參觀者記憶統計因素 

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展品有吸引力 39% 

操作演示 25% 

展臺設計 14% 

展臺人員表現 10% 

散發資料 8% 

展出者的名氣 4% 

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以下是多年來國外參展所積累的專業經驗,僅供各位參考: 

計劃時間表: 

(一)12 個月前 

1、從展覽的規模、時間、地點、專業程度、目標市場等各方面,綜合專家意見,選定全年展覽計劃;

2、與展覽主辦單位或代理公司進行聯系取得初步資料; 

3、選定場地;(一般而言,首次參加國際大展,較難取得最佳位置); 

4、了解付款形式,考慮匯率波動,決定財務計劃 

(二)9個月前 

1、設計展覽結構; 

2、取得展覽管理公司的設計批準; 

3、選擇并準備參展產品; 

4、與國外潛在客戶及目前顧客聯絡; 

5、制作展覽宣傳冊; 

(三)6 個月前 

1、以廣告或郵件等進行推廣活動; 

2、確定旅行計劃; 

3、支付展覽場地及其他服務所須預先付款; 

4、復查公司的參展說明書、傳單、新聞稿等、并準備必要和翻譯; 

5、安排展覽期間翻譯員; 

6、向服務承包商及展覽組織單位定購廣告促銷; 

(四)3 個月前 

1、繼續追蹤產品推廣活動; 

2、最后確定參展樣品,并準備大量代表本公司產品品質及特色的樣品,帖上公司標簽,贈送索取樣品的客商; 

3、將展位結構設計做最后的決定; 

4、計劃訪客回應處理程序; 

5、訓練參展員工; 

6、排定展覽期間的約談; 

7、安排展覽現場或場外的招待會; 

8、購買外匯; 

(五)四天前 

1、將運貨文件、展覽說明書及傳單等額外影印本放人公事包; 

2、搭乘飛機至目的地; 

(六)三天前 

1、抵達,飯店登記; 

2、視查展覽廳及場地; 

3、咨詢運輸商,確定所有運送物品的抵達; 

4、指示運輸承包商將物品運送至會場; 

5、連絡所有現場服務承包商,確定一般準備就緒; 

6、與展覽組織代表連絡,告知通訊方法; 

7、訪問當地顧客; 

(七)兩天前 

1、確定所有物品運送完成; 

2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能; 

3、布置展位; 

4、將所有活動節目做最后的決定; 

(八)一天前 

1、將攤位架構、設備及用品做最的檢查; 

2、將促銷用品發送直接分配中心; 

3、與公司參展員工、翻譯員等進行展覽前最后簡報; 

(九)展覽期間 

1、盡早到會場; 

2、于展覽第一天即將新聞稿送到會場的記者通訊廳; 

3、實地觀察后盡早預約明年場地; 

4、詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求,不要憑事后記憶; 

5、對于沒有把握的產品需求,不要當場允諾,及時回報總部作出合理答復,一旦應 

承,必須按質按期完成,以取得客戶合作信心; 

6、每日與員工進行簡報; 

7、每天將潛在商機及顧客資料送回公司,以便即時處理及回應; 

(十)展覽結束 

1、監督攤位拆除; 

2、處理商機; 

3、寄出謝卡;

作者:admin


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