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一、制定目標

各類企業應根據企業和產品的具體情況定出參展目標。目標主要包括以下幾個方面：

1．維護或樹立參展企業的形象。參展對于企業樹立形象來說既省時又省力。對于新企業來說，參展可以幫助企業在短時間內建立客戶關系，進入市場，被同行業所接受。而對老企業來說，則更應注重固定參加一些有影響有規模的專業展，以便定時與客戶交流聯絡。

2．增加對市場的了解。尤其是專業的展覽，展商很容易了解到其他企業的發展、產品狀況，甚至是科技秘密。另外，在與觀眾的交流中了解市場的需要和潛力。這些了解比日常的市場調研要直觀和準確。

3．宣傳產品和服務。展覽會是一種立體的廣告，為展商提供了一個充分展示自己產品的機會，使客戶增進對產品和服務的了解，便于客戶接受。

4．銷售與成交。展覽的時間雖然短，為便于客戶直接與商家交流，大多數參展者都希望在展覽會上達成一些協議或意向，并以之為他們在展覽會的最大收獲。

二、決策分析

確定目標后，企業就可對各類型的展覽進行篩選，以便做出最明智選擇。展覽往往分為國際展、國內展。有的展覽范圍極廣，如博覽會，而有的專業展只限于該行業；另一方面，有的展覽注重的是產品的展示，有的則側重貿易交流。參展者必須先對展覽的性質、規模和范圍有所了解，再進行重點考慮。對于專業展來說，展覽的時間十分重要。如果展覽時期恰好是該行業的繁榮時期，展覽的效果自然會好。故通常在年初或年底的展覽比較受歡迎，因為這個時候通常是企業制定計劃的時間，企業的參展或參觀都有可能對雙方有所影響。場地，也同樣至關重要，展覽會的場址是吸引參展商和觀眾的重要影響因素，直接關系著產品的市場（展覽會的具體分類詳見附錄）。

展覽會的組織者是展覽會中的靈魂，優秀的組織者意味著展覽會成功了一半。

三、做好預算

參展企業做好參展預算十分重要，如果計算得當并有連續性，那么商貿展覽會對于小企業來說是很好的投資。

在制定預算時，需要記住的項目是：展臺空間、建造拆除、特別的廣告贈品、運輸費用、視聽器材、電力開支、電話服務、附屬材料、人員費、廣告、機票和酒店住宿等。當決定了成本以后，要準備一份工作單來分析經濟狀況：投資的回報如何？回報等于總銷量除以展覽的總支出。每個銷售帶頭人的成本是多少？這等于展覽的總支出除以銷售帶頭人的數量。

四、寄發請柬

為了取得展會成功，應發出一些請貼。注意你的展臺和一些有關的新服務項目和新產品消息，并與你的客戶或潛在的客戶共同分享這些新服務項目和新產品。當然，你完全可以配合使用展覽會為你提供的展商專用請柬。

人們決定參加某個貿易展覽會的一個原因，是因為他們收到了參展公司或它們的銷售代理發出的請柬。要與那些真正感興趣的潛在客戶分享信息，而不是把大量的請柬送給那些你希望會對你的新產品或服務感興趣的人。有人建議應該把25%的展覽資金花在發請柬上。

一家市場分析公司對貿易展覽會作過多次調查，認為在展覽會開展前應打電話邀請對方。比方可以說：“今年的展覽會對我們公司來說非同尋常，請到會來看望我們。”這是一個機會，請用你準備好的新計劃和新產品去測試市場。什么才是在最短的時間內向千萬人介紹你的產品和服務的最佳時機？貿易展覽會就是最佳時機。

簡而言之，準備參加展覽會的企業，可以通過主辦或承辦單位的介紹、招展資料、以往的會刊以及相關報紙雜志上的宣傳報道對展覽會進行了解，以便全面考慮做出更為恰當的選擇。