出國(guó)參展的常識(shí)
日期：2016-03-01 / 人氣： / 來源：
隨著對(duì)外開放的日益擴(kuò)大，國(guó)內(nèi)各地區(qū)、各行業(yè)都熱心于同海外的交流，特別是外向型的地區(qū)、企業(yè)，為擴(kuò)大同海外的貿(mào)易與合作的機(jī)制，主動(dòng)走出國(guó)門，參加海外展會(huì)或獨(dú)自在海外舉辦展覽的日多。這是一個(gè)可喜的現(xiàn)象。但是喜中有憂，不少參展單位在海外進(jìn)行的展覽，往往歷經(jīng)坎坷，花費(fèi)巨大，卻收效甚微。究其原因，當(dāng)然有產(chǎn)品、市場(chǎng)、包裝、價(jià)格、廣告和銷售網(wǎng)絡(luò)等多方面的問題，但是，展覽不能達(dá)到預(yù)定的展覽目標(biāo)，卻大多出于展覽本身的組織實(shí)施問題了。諸如，事先對(duì)展覽會(huì)調(diào)查與市場(chǎng)調(diào)查不周，以至展覽會(huì)選擇不當(dāng)，展覽品配置不對(duì)，或是運(yùn)輸中對(duì)展品造成重大損壞等等。總之，歸結(jié)于缺乏對(duì)海外展覽實(shí)務(wù)的基本知識(shí)的經(jīng)驗(yàn)。為此，我們?yōu)榇蠹医榻B出國(guó)參展的基本知識(shí)。
第一章國(guó)外展會(huì)的選擇與參加
參加展覽會(huì)是企業(yè)最重要的營(yíng)銷方式之一，也是企業(yè)開辟新市場(chǎng)的首選方式。在同一時(shí)間、同一地點(diǎn)使某一行業(yè)中最重要的生產(chǎn)廠家和購(gòu)買者集中到一起，這種機(jī)會(huì)在其它場(chǎng)合是找不到的。通過參加展覽會(huì)，人們可以迅速全面地了解市場(chǎng)行情。許多工商企業(yè)正是借助展覽會(huì)這個(gè)渠道，向國(guó)內(nèi)外客戶試銷新產(chǎn)品、推出新品牌，同時(shí)通過與世界各地買家的接觸，了解誰是真正的客戶，行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)如何，最終達(dá)到推銷產(chǎn)品、占領(lǐng)市場(chǎng)的目的。美國(guó)貿(mào)易展覽局近期作出的一份調(diào)查顯示，制造業(yè)、通訊業(yè)和批發(fā)業(yè)中，2/3以上的企業(yè)經(jīng)常參加展覽會(huì)；金融、保險(xiǎn)等服務(wù)性行業(yè)雖然只能展示資料和圖片，但依然有1/3以上的公司將展覽會(huì)視作主要的營(yíng)銷手段。
(一)了解特性
若要充分利用展覽會(huì)，必須了解展覽會(huì)的特性。展覽會(huì)有別于其它營(yíng)銷方式，它是唯一充分利用人體所感官的營(yíng)銷活動(dòng)，人們通過展覽會(huì)對(duì)產(chǎn)品的認(rèn)知是最全面、最深刻的。同時(shí)，展覽會(huì)又是一個(gè)中立場(chǎng)所，不屬于買賣任何一方私有。從心理學(xué)角度看，這種環(huán)境易使人產(chǎn)生獨(dú)立感，從而以積極、平等的態(tài)度進(jìn)行談判。這種高度競(jìng)爭(zhēng)而充分自由的氣氛，正是企業(yè)在開拓市場(chǎng)時(shí)最需要的。
同時(shí)，展覽會(huì)又是一項(xiàng)極為復(fù)雜的系統(tǒng)工程，受制因素很多。從制定計(jì)劃、市場(chǎng)調(diào)研、展位選擇、展品征集、報(bào)關(guān)運(yùn)輸、客戶邀請(qǐng)、展場(chǎng)布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運(yùn)，形成了一個(gè)互相影響互相制約有機(jī)整體，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的失誤，都會(huì)直接影響展覽活動(dòng)的效果。
如果對(duì)展覽會(huì)的這些特性了解不夠，即使展出者花費(fèi)了大量的人力物力，也未必能達(dá)到預(yù)期的效果。
(二)明確目標(biāo)
說起參展目標(biāo)，經(jīng)常聽到的幾種典型錯(cuò)誤有：
“老板讓來的！”
“因?yàn)槲覀兠磕甓紖⒓舆@個(gè)展覽會(huì)。”
“因?yàn)槲覀兊母?jìng)爭(zhēng)對(duì)手也來了。”
“這是全行業(yè)最大展覽會(huì)。”
實(shí)際上，這些都不是參展目標(biāo)，最多算是展出原因，而且沒有一條是根本原因。
企業(yè)的參展目標(biāo)通常有以下幾種：樹立、維護(hù)公司形象；開發(fā)市場(chǎng)和尋找新客戶；介紹新產(chǎn)品或服務(wù)；物色代理商、批發(fā)商或合資伙伴；銷售成效；研究當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)、開發(fā)新產(chǎn)品等等。德國(guó)展覽協(xié)會(huì)根據(jù)市場(chǎng)營(yíng)銷理論將參展目標(biāo)歸納為：基本目標(biāo)、產(chǎn)品目標(biāo)、價(jià)格目標(biāo)、宣傳目標(biāo)和銷售目標(biāo)五類。企業(yè)可能會(huì)同時(shí)有幾種目的，但在參展之前務(wù)必確定主要目標(biāo)，以便有針對(duì)性地制定具體方案，區(qū)分工作重點(diǎn)。
(三)謹(jǐn)慎選擇
一般來說，企業(yè)在選擇展覽會(huì)時(shí)，應(yīng)結(jié)合參展目的重點(diǎn)考慮以下幾個(gè)因素：
1．展會(huì)性質(zhì)。每個(gè)展覽會(huì)都有不同的性質(zhì)，從展覽目的可分為形象展和商業(yè)展；從行業(yè)設(shè)置可分為行業(yè)展和綜合展；按觀眾構(gòu)成可分為公眾展與專業(yè)展；按貿(mào)易方式可分為零售展與訂貨展；以展出者劃分，又有綜合展、貿(mào)易展、消費(fèi)展….凡此種種，不一而足。在發(fā)達(dá)國(guó)家，不同性質(zhì)的展覽會(huì)界限分明。但是在發(fā)展中國(guó)家，由于受到經(jīng)濟(jì)環(huán)境和展覽業(yè)水平的限制，往往難有準(zhǔn)確的劃分。參展商應(yīng)結(jié)合自身需要，謹(jǐn)慎選擇。
2.．知名度。現(xiàn)代展覽業(yè)發(fā)展到今天，每個(gè)行業(yè)的展覽都形成了自己的“龍頭老大”，成為買家不可不去的地方，如芝加哥工具展、米蘭時(shí)裝展、漢諾威工業(yè)博覽會(huì)、廣州全國(guó)出口商品交易會(huì)等。通常來講，展覽會(huì)的知名度越高，吸引的參展商和買家就越多，成交的可能性也越大。如果參加的是一個(gè)新的展覽會(huì)，則要看主辦者是誰，在行業(yè)中的號(hào)召力如何。名氣大的展覽會(huì)往往收費(fèi)較高，為節(jié)省費(fèi)用，可與人合租展位，即使如此，效果也會(huì)好于參加那些不知名的小展覽會(huì)。
3．展覽內(nèi)容。現(xiàn)代展覽業(yè)的一大特點(diǎn)是日趨專業(yè)化，同一主題的展覽會(huì)可細(xì)分為許多小的專業(yè)展。例如，同樣是有關(guān)啤酒的展覽會(huì)，其具體的展出內(nèi)容可能是麥芽和啤酒花，可能是釀造工藝，可能是生產(chǎn)設(shè)備，可能是包將材料工技術(shù)，也可能是一場(chǎng)品牌大戰(zhàn)。參展商事先一定要了解清楚，以免“誤入岐途”。
4．時(shí)間。任何產(chǎn)品都具有自己的生命周期，即新生、發(fā)育、成熟、飽和、衰退五個(gè)階段。展出效率與產(chǎn)品周期之間有一定的規(guī)律，對(duì)于普通產(chǎn)品而言，在新生和發(fā)育階段，展會(huì)有事半功倍的效果；在成熟和飽和階段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退階段，展出往往會(huì)勞而無功。
5．地點(diǎn)。參加展覽會(huì)的最終目的是為了向該地區(qū)推銷產(chǎn)品，所以一定要研究展覽會(huì)的主辦地及周邊輻射地區(qū)是否是自己的目標(biāo)市場(chǎng)，是否有潛在買力，必要時(shí)可先進(jìn)行一番市場(chǎng)調(diào)查。曾經(jīng)有一個(gè)生產(chǎn)拖鞋的廠家，想當(dāng)然地認(rèn)為非洲天氣熱則非洲人一定會(huì)購(gòu)買其產(chǎn)品。到了那邊才發(fā)現(xiàn)，非洲天氣熱不假，但那里一些地區(qū)的老百姓平時(shí)根本就不穿鞋。
(四)精心準(zhǔn)備
一旦決定了參加某一個(gè)展覽會(huì)，則要即刻開始積極籌備。展覽會(huì)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財(cái)力和精神呢？有人對(duì)展覽會(huì)上的參觀者作了調(diào)查，發(fā)現(xiàn)影響他們記憶的因素主要有六條，建議展出者不妨從這里入手：
1．展品選擇。展品質(zhì)展出者能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，應(yīng)予重點(diǎn)考慮。選擇展品有三條原則，即針對(duì)性、代表性和獨(dú)特性。針對(duì)性是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容；代表性是指展品要能體現(xiàn)展出者的技術(shù)水平、生產(chǎn)能力及行業(yè)特點(diǎn)；獨(dú)特性則是指展品要有自身的獨(dú)特之處，以便和其它同類產(chǎn)品區(qū)分開來。
2．展示方式。展品本身大部分情況下并不能說明全部情況、顯示全部特征，需要適應(yīng)圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實(shí)物，借助裝飾、布景、照明、視聽設(shè)備等手段，加以說明、強(qiáng)調(diào)和渲染。展品如果是機(jī)械或儀器要考慮安排現(xiàn)場(chǎng)示范，甚至讓參觀者親自動(dòng)手；如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現(xiàn)場(chǎng)品嘗，并準(zhǔn)備小包裝免費(fèi)派發(fā)；如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專場(chǎng)表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購(gòu)買欲望。
3．展臺(tái)設(shè)計(jì)。展臺(tái)設(shè)計(jì)的表面任務(wù)是要好看，根本任務(wù)則要幫助展出者達(dá)到展覽目的。展臺(tái)要能反映出展出者的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環(huán)境。因此，展臺(tái)設(shè)計(jì)在注重視覺沖擊力的同時(shí)，還要注意以下幾點(diǎn)：展覽會(huì)不是設(shè)計(jì)大賽，展臺(tái)設(shè)計(jì)要與整體的貿(mào)易氣氛相協(xié)調(diào)；展臺(tái)設(shè)計(jì)是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花；展臺(tái)設(shè)計(jì)要考慮參展者的公眾形象，不可過于標(biāo)新立異；展臺(tái)設(shè)計(jì)時(shí)不要忽略展示、會(huì)談、咨詢、休息等展臺(tái)的基本功能。
4．人員配備。人是展覽工作的第一要素，也是展覽成功與否的關(guān)鍵所在。展臺(tái)的人員配備可以從四個(gè)方面加以考慮：第一，根據(jù)展覽性質(zhì)選派合適類型或相關(guān)部門的人員；第二，根據(jù)工作量的大小決定人員數(shù)量；第三，注重人員的基本素質(zhì)，如相貌、聲音、性格、自覺性，能動(dòng)性等。第四，加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)，如專業(yè)知識(shí)、產(chǎn)品性能、演示方法等等。展臺(tái)人員要結(jié)合參展商品的特點(diǎn)，靈活應(yīng)付：如果是大眾消費(fèi)品應(yīng)著力樹立品牌形象，在消費(fèi)者中形成親和力；如系新產(chǎn)品，須大力宣傳其與眾不同之處；產(chǎn)品如具獨(dú)創(chuàng)性，則應(yīng)強(qiáng)調(diào)其技術(shù)上的突破性。
5．客戶邀請(qǐng)。展覽會(huì)上若能顧客盈門當(dāng)然求之不得，但有時(shí)難免會(huì)出現(xiàn)門庭冷落的情況。這就要求參觀者不應(yīng)被動(dòng)地等客戶到來，要有意識(shí)地邀請(qǐng)客戶來。可采取直接發(fā)函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現(xiàn)場(chǎng)宣傳、派發(fā)資料等手段，邀請(qǐng)和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前面。企業(yè)參加展覽會(huì)時(shí)如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，會(huì)收到事半功倍的效果。
第二章國(guó)外的參展的費(fèi)用
到國(guó)外參展,究竟租用多少攤位恰當(dāng)，租用多大展館為宜，采用何種方式進(jìn)行展出最佳等等，都須慎重考慮，切不可突發(fā)"展位越大越魄"的奇想，要力戒脫離實(shí)際需要，背離"投入產(chǎn)出"的效益原則，同時(shí)對(duì)展覽會(huì)的費(fèi)用項(xiàng)目多作具體的了解，比較，并作深入探討。一旦對(duì)外簽約，則應(yīng)守合同，講信用，不可任意撤約，造成信譽(yù)與經(jīng)濟(jì)上的損失。
第三章布展設(shè)計(jì)
提高展覽質(zhì)量，展覽設(shè)計(jì)和攤位布置是至關(guān)重要的一環(huán)。以前的參展企業(yè)，有較多的公司對(duì)展位設(shè)計(jì)重視程度不夠或參展人員的參展經(jīng)驗(yàn)不足，出現(xiàn)公司只重視展品質(zhì)量，忽視攤位內(nèi)部布置等現(xiàn)象。有的攤位在展位內(nèi)隨意堆放，像擺地?cái)偅率拐蛊穬?nèi)容雖好，但從展臺(tái)整體看去，仍較暗淡無光，影響了公司的形象和貿(mào)易的成交，這對(duì)參展者的損失是不可估計(jì)的。鑒于此，特有以下幾點(diǎn)建議，供各參展商參考！
1．根據(jù)公司自己的攤位面積，把握好參展品的數(shù)量和質(zhì)量，不宜過多，否則給人一種擁擠感；當(dāng)然也不宜過少，給人空蕩感。
2．重視布展工作，對(duì)展位內(nèi)的一釘一線都要認(rèn)真講究。墻面上不宜亂訂亂掛，如做裝飾處理應(yīng)在國(guó)內(nèi)準(zhǔn)備好，做到處處有交代，事事有準(zhǔn)備，不留傷痕，不留印記。做到點(diǎn)線面相結(jié)合，展品擺放時(shí)要具體設(shè)計(jì)好位置，做到高低起伏，錯(cuò)落有致，層次分明。
3．提高參展人員的素質(zhì)，認(rèn)真對(duì)待展臺(tái)設(shè)計(jì)工作，講究效果，反映水平，力求展品布置由過去的完成型向當(dāng)今的講究型發(fā)展。
4．建議參展公司在籌備展品時(shí)，根據(jù)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)展位的尺寸（長(zhǎng)3mX寬3mX高2.5m）,準(zhǔn)備2到3幅能反映貴司產(chǎn)品和規(guī)模的掛圖（畫、圖片），尺寸為120cm*90cm（豎版式）或90cm*60cm（橫版式），或者更大幅的掛圖（寬度最好不要超出2.5M）。國(guó)內(nèi)裝好后隨展品一同發(fā)往國(guó)外。（相關(guān)企業(yè)的文字說明設(shè)計(jì)如圖片一樣）。同時(shí)對(duì)掛圖如何布置在墻上有個(gè)提前準(zhǔn)備，譬如相關(guān)的掛鉤等。
5．做好以上工作，一方面可以從容布展、撤展，更重要的是能夠展示公司形象和實(shí)力，增強(qiáng)參展效果。
第四章展會(huì)的章程與海關(guān)對(duì)展覽品的監(jiān)管辦法
詳盡地了解有關(guān)展覽的展覽章程和展覽品的監(jiān)管辦法，是辦好展覽、取得理想效果的重要條件。一個(gè)展覽會(huì)的章程，對(duì)展覽各方面的事宜均有明確的規(guī)定。如第10次大阪國(guó)際博覽會(huì)的一般規(guī)程，包括了下述29個(gè)方面：1．名稱2．目的3．主持單位4．支持5．贊助6．會(huì)期7．會(huì)場(chǎng)8．展出者及展品9．展覽場(chǎng)地種類及其基本設(shè)施10．展覽場(chǎng)地租費(fèi)11．展覽小間的申請(qǐng)和合同12．展覽小間之申請(qǐng)與合同的取消與失效13．小間的分配14．展品搬入與搬出15．展示16．實(shí)演17．試銷18．展品的安全保護(hù)19．展覽場(chǎng)所的原狀恢復(fù)20．供電、電話、供水與排水21．入場(chǎng)22．各種經(jīng)費(fèi)的負(fù)擔(dān)及結(jié)算22．展覽宣傳24．展出者名錄25．事故防止與事故責(zé)任26．照像與臨摹27．會(huì)期的變更與中止28．規(guī)則的細(xì)則29．規(guī)則程序的變更。為使讀者比較實(shí)際的了解，特從中選摘八條，都是出展中常要遇到的，介紹于后：
（一）展品
A．展品是展出者生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)的制品。
B．似如下的東西禁止展出。武器、槍、刀、劍類，引火，爆發(fā)性或放射性危險(xiǎn)物，劇毒物，麻藥，有可能侵害工業(yè)所有權(quán)的東西進(jìn)口或禁止銷售品。另外，主辦者認(rèn)為有礙于展覽會(huì)舉辦的物品。
C．保護(hù)工業(yè)所有權(quán)
有關(guān)申請(qǐng)工業(yè)所有權(quán)以前的發(fā)明方案的展品，根據(jù)另定的手續(xù)，受到特許法第30條3項(xiàng)等的保護(hù)(國(guó)內(nèi))。
（二）試銷小間：一小間9平方米(3m×3m)，安排為單排或雙排，可在試銷小間試銷的商品，于新產(chǎn)品及未介紹品等。其細(xì)則按另定的試銷特別章程辦理。
（三）展出：展出者利用所分配的小間，可以設(shè)置為取得展品效果所必要的展覽設(shè)備、裝飾、各種標(biāo)志等。這些設(shè)施以離床面高2．70米為限，其細(xì)則另定。
（四）實(shí)際表演：
1．展品實(shí)際表演，要考慮到對(duì)人體、財(cái)物的安全與其它展出者是否有影響
2．主辦者認(rèn)為有必要時(shí)，進(jìn)行為謀求安全的處理，而限制表演或使其停止。
（五）試銷：展出者在所分配的展覽小間內(nèi)，不能把展品或其它物品在展覽會(huì)期間以轉(zhuǎn)讓的條件銷售。不過，按有關(guān)規(guī)定條款可以在特定的場(chǎng)所試銷商品。
（六）照像、攝像及臨摹：
沒有展出者或主辦者的同意，不能對(duì)展品物進(jìn)行攝影、監(jiān)蘑測(cè)定取型等。
（七）展品的安全保護(hù)：
1．主辦者應(yīng)由負(fù)責(zé)的管理人員管理整個(gè)展館，以保證安全。
2．展品的保護(hù)系統(tǒng)由展出者負(fù)責(zé)。主辦者對(duì)偷盜、丟失、火災(zāi)、操作及在展覽場(chǎng)所里發(fā)生的其他事故，不賠償其損失。
3．展出者對(duì)搬進(jìn)館內(nèi)的貨物，在運(yùn)輸及展覽期間要投保，并請(qǐng)采取適當(dāng)?shù)谋Ｗo(hù)措施。
（八）展覽場(chǎng)所的原狀恢復(fù)：
展出者在會(huì)場(chǎng)內(nèi)工作時(shí)，原則上在展品撤除期間內(nèi)完全恢復(fù)，所謂恢復(fù)．并非原樣不動(dòng)，如因在會(huì)期內(nèi)不能進(jìn)行恢復(fù)，而由主辦者代辦時(shí)，其恢復(fù)所需之費(fèi)用由展出者負(fù)擔(dān)。
第五章展覽品的運(yùn)輸、保險(xiǎn)與展后處理
（一）展覽品的運(yùn)輸
如何將展覽品安全、準(zhǔn)時(shí)、經(jīng)濟(jì)地運(yùn)到展在國(guó)的展覽館，并復(fù)運(yùn)回國(guó)？一般均全權(quán)委托外運(yùn)公司進(jìn)行（外運(yùn)公司通常又與其在展地國(guó)的運(yùn)輸代理公司合作進(jìn)行）。按外運(yùn)公司的要求，展覽組織者應(yīng)提供有關(guān)展覽品的資料，展覽會(huì)地址、日期、收件人，以及展覽品箱號(hào)、嘜頭、懈裝、尺碼、毛重、凈重、以及總的體積和重量等。應(yīng)該提請(qǐng)注意的事項(xiàng)尚有：
1．抵港時(shí)間，最好稍微留有余地，以防港口至展館途中的意外延誤。但抵港時(shí)間亦不宜過早，一會(huì)增加倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用，二會(huì)增加展品受損的可能。
2．展覽品使用出口包裝，具備集裝箱運(yùn)輸條件的，盡量使用集裝箱運(yùn)輸方式；在散裝出運(yùn)時(shí)，盡量地配載時(shí)考慮到港后卸貨的便捷。
3．嘜頭、箱號(hào)、裝卸運(yùn)輸標(biāo)志要力求明顯，展覽道具箱外嘜頭的擬定，一般以取展在國(guó)大寫第一個(gè)字母，加上展出年，如1988年赴意大利展覽，嘜頭即可定為道具箱外刷制的嘜頭，及各類標(biāo)志，通常為：嘜頭、箱號(hào)、體積、重量、吊釣批示符號(hào)和防雨、易碎等安全標(biāo)志。需要加以說明的幾點(diǎn)是：
①、送海關(guān)一式兩份的展覽品清單：分別列出展品清冊(cè)、賣品清冊(cè)、宣傳品清冊(cè)、展覽道具清冊(cè)；.文種系展出國(guó)文種與展在國(guó)文種相對(duì)照；有些國(guó)家要求標(biāo)明每件展品毛重、凈重；
②、需交驗(yàn)本國(guó)出口商品檢驗(yàn)局出具的展品與賣品商檢證書；
③、對(duì)某些食品、毛皮制品等，尚須出具檢疫證書。
（二）展覽品的安全與保險(xiǎn)
出國(guó)展覽品的投保，我國(guó)一般在國(guó)內(nèi)投保，投保的項(xiàng)目，一般是火險(xiǎn)、水險(xiǎn)、盜竊險(xiǎn)。投保的作用，主要是防備萬一發(fā)生事故和失竊，尚可得到部分的補(bǔ)償。但補(bǔ)償永遠(yuǎn)不會(huì)同失去的價(jià)值相等，特別供展覽、銷售的展賣品，推動(dòng)了就等于失掉了市場(chǎng)時(shí)機(jī)，其看不見損失是難以追加的。所以，防患于未然是至關(guān)緊要的大事。防火處理、防火裝置、防盜措施、安全守衛(wèi)與檢查制度，都應(yīng)完善和健全，并貫穿于開箱至裝箱的整個(gè)展覽活動(dòng)過程。特別是對(duì)那些"價(jià)值連城"的珠寶、文物之類，更應(yīng)重點(diǎn)加以保護(hù)，力求做到萬無一失。
（三）展賣品的銷售方式
1．小賣品的出售，賺點(diǎn)錢不是主要目的，從展覽現(xiàn)場(chǎng)效果看，是為了活躍展覽氣氛，吸引更多觀眾；從展覽促銷角度看，小賣目的，全在于促進(jìn)展覽品的銷售和獲取大批定單位，以價(jià)廉物美之印象，博取廣大觀眾對(duì)中國(guó)某些商品的良好印象，以有紀(jì)念意義的小商品，讓觀眾留下對(duì)中國(guó)展覽的記憶。同時(shí)，通過賣品出售，亦是實(shí)地了解當(dāng)?shù)叵M(fèi)市場(chǎng)的一次良機(jī)。從這最后一點(diǎn)考慮，不論采取何種方式出售賣品，展出者一定要參與進(jìn)去作些現(xiàn)場(chǎng)考察和交談。
2．小賣品出售方式，大體有三種：
①自銷，最能取信于觀眾，但由于工作量過大，故往往將有限的展團(tuán)力量牽進(jìn)過多，而常常贊成本末倒置，削弱了展覽與成交的工作；
②同當(dāng)?shù)亟?jīng)銷商或代理商合作經(jīng)營(yíng)，銷售設(shè)備和大部分售貨員由當(dāng)?shù)睾献髡哓?fù)責(zé)，可以大大減輕展覽團(tuán)的工作量；
③將小賣品更適銷對(duì)路（包括部分有銷售市場(chǎng)的試銷品），可邀請(qǐng)代理商來華選購(gòu)；
為使小賣品不因代理商可能的圖利心切而推動(dòng)原旨，事前應(yīng)與經(jīng)銷代理訂立關(guān)于銷售價(jià)案同當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)價(jià)格差價(jià)的幅度：通常低于當(dāng)?shù)厥袃r(jià)的10%左右。
(四)展覽品的處理
對(duì)展覽品的處理，一般有這樣幾種情況：
1.國(guó)內(nèi)指定不出售的，應(yīng)原件運(yùn)回；
2.貴重展品，一般可采取個(gè)別成交的辦法，或寄售的辦法。若二者都不成，則需運(yùn)回；
3.中、低檔的商品，一般采取折扣包銷的辦法，在展覽中蒙塵、光彩失色、吊掛受損之物，折扣較大（商檔的商品、藝術(shù)品一般不打折扣，有些令人矚目的精品，相反因展覽而身價(jià)上升）。
4.展覽道具類，除了鋁合金組裝式道具之外，一般不具有重復(fù)使用價(jià)值的東西，出于運(yùn)費(fèi)過大的考慮，大多就地處理或出售，或贈(zèng)送，或作廢物處理。一個(gè)展覽會(huì)的價(jià)值，往往會(huì)被為數(shù)不多的貴重展品占去一半或大半。所以展品處理的重點(diǎn)實(shí)際就在這些貴重展品的出售上，很多展團(tuán)為此大傷腦筋。而橫濱1980年上海工藝美術(shù)展覽為些提供了良好的經(jīng)驗(yàn)。在展覽開幕之前，將貴重展品做成精致的樣本，附上一張開幕請(qǐng)貼，通過當(dāng)?shù)氐馁澲鷻C(jī)構(gòu)派人送到當(dāng)?shù)氐囊恍?zhǔn)買主手中，這就為目標(biāo)買主的蒞臨展覽、購(gòu)買展品做了很好的公關(guān)宣傳工作。結(jié)果，銷售成績(jī)極佳。
第六章大型展覽展示活動(dòng)的禮儀服務(wù)
展覽會(huì)以其獨(dú)具的專業(yè)性、針對(duì)性、直接性的特點(diǎn)逐漸成為國(guó)際、國(guó)內(nèi)企業(yè)直接面對(duì)客戶，展示自己的極好工具。與此同時(shí)一種新的禮儀文化隨之誕生，即展覽禮儀。展覽禮儀最早形成于40年代法國(guó)巴黎的一次展覽會(huì)，之后在70年代形成規(guī)模，并逐步向?qū)I(yè)化、正規(guī)化發(fā)展，80年代末90年代初，展覽禮儀在我國(guó)也逐漸發(fā)展起來，尤其是近幾年伴隨展覽業(yè)的發(fā)展，我國(guó)的公司對(duì)展覽禮儀企劃也越來越重視了。
(一)什么是展覽禮儀企劃？
展覽禮儀企劃即是通過專業(yè)策劃公司的精心策劃，為參加展覽的公司提供最完美的參展活動(dòng)設(shè)計(jì)方案。它包括硬件的展位、展臺(tái)布置，以及與之配合的各種聲、光、電效果；軟件的宣傳促銷活動(dòng)、展覽禮儀模特的培訓(xùn)及包裝等，使公司的優(yōu)勢(shì)最大限度地表現(xiàn)出來。公司參加展覽會(huì)的主要目的無非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。但是要達(dá)到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過來。
(二)如何做好展覽禮儀企劃?
如何進(jìn)行展覽禮儀策劃，使企業(yè)在萬商云集中能一枝獨(dú)秀呢？
1．要了解展覽會(huì)的類型、企業(yè)品牌、產(chǎn)品特點(diǎn)、展臺(tái)風(fēng)格、展位的周邊環(huán)境及競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況；
2．通過所掌握的資料進(jìn)行整個(gè)禮儀活動(dòng)的創(chuàng)意策劃。例如要達(dá)到影視效果、解說效果、配音效果等等；
3．根據(jù)展示風(fēng)格，選擇禮儀小姐是活潑開朗型、小巧玲瓏型還是現(xiàn)代表演型模特；
4．根據(jù)選擇的模特體型服裝的設(shè)計(jì)制作，展覽服裝要求新奇悅目，可按創(chuàng)意分為穩(wěn)重型和明快型。總之能充人夠表現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的特色。
5．根據(jù)創(chuàng)意針對(duì)模特進(jìn)行分工，例如：解說員、演員、展示員、接待員進(jìn)行人員培訓(xùn)。
6．展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發(fā)揮也對(duì)展覽的成功有著很大影響。
1996年國(guó)際汽車展在國(guó)際展覽中心舉行，世界名車云集，盛況空前，取得極大成功。在成功的背后，展覽會(huì)中的禮儀企劃功不可沒。奔馳、寶馬、本田、三菱等名車不僅在展臺(tái)設(shè)計(jì)、技術(shù)專業(yè)人員花了大力氣，更在禮儀策劃、人員的選擇培訓(xùn)，服裝的選擇等方面下了功夫。當(dāng)我們走進(jìn)展覽會(huì)，本田小姐嗓音清澈的解說，讓人贊嘆不已；福特小姐的現(xiàn)場(chǎng)表演讓人流連忘返，精美的展臺(tái)，高雅的小姐，更顯示出汽車的名貴。這些展覽禮儀小姐與汽車的品牌、車型、風(fēng)格、特點(diǎn)巧妙融合，相得益彰，體現(xiàn)出展覽禮儀企劃的精細(xì)和獨(dú)具匠心。伴隨汽車燕尾服的轟動(dòng)效應(yīng)，展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。提到模特，大家立即想到時(shí)裝表演，時(shí)裝模特在服裝業(yè)中的重要作用大家已認(rèn)識(shí)到了。而對(duì)展覽模特的了解卻較為淺淡。1998年2月份的COMDEX電腦展中，一些人說，展覽模特不就是請(qǐng)幾位漂亮的小姐，站在那里發(fā)資料嗎？這里僅說對(duì)了一點(diǎn)，漂亮小姐發(fā)資料是為了推廣企業(yè)形象，但這還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，單單是漂亮的小姐還不能勝任展覽禮儀模特，展覽禮儀模特還要具備良好的公關(guān)素質(zhì)。如：應(yīng)變能力，動(dòng)聽的聲音，流行的解說能力，服裝模特的表現(xiàn)力，豐富的禮儀常識(shí)等。有的企業(yè)認(rèn)為本公司中有專業(yè)的技術(shù)人員，完全可以應(yīng)付，就可不需要禮儀企劃。其實(shí)回答很簡(jiǎn)單，那就是宣傳和銷售是不可分割的。現(xiàn)在這已成為事實(shí)。一位企業(yè)家曾經(jīng)這樣說：我的產(chǎn)品百分之八十是靠宣傳賣掉的，余下的百分之二十存在庫(kù)房。
好的展覽企劃可以在展覽會(huì)上使公司活起來，跨出展臺(tái)，走向更廣闊的世界。
第七章大型展覽的裝飾與設(shè)計(jì)
大型展示是現(xiàn)代社會(huì)傳達(dá)與交流信息的重要手段之一，隨著參展規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)注入的商業(yè)信息也在成倍的增長(zhǎng)，大型展示除去顯示的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，其宣傳效果往往令顧客難以忘懷。對(duì)設(shè)計(jì)者來說大型展示提出了一個(gè)非同尋常的挑戰(zhàn)，因?yàn)槠胀ㄕ故驹O(shè)計(jì)中得出的經(jīng)驗(yàn)，在這里是不適用的。在將大型展示設(shè)計(jì)具體化最終實(shí)現(xiàn)最佳效果的制作過程中，同電影與戲劇有著許多的相似之處，就像電影或戲劇有故事情節(jié)一樣，針對(duì)企業(yè)參展的目的和意圖決定展覽的故事內(nèi)容，表現(xiàn)方法等，這就是展示劇情。從相關(guān)展覽場(chǎng)地的整體規(guī)劃到某個(gè)興趣點(diǎn)的具體構(gòu)思，都要以這一劇情為統(tǒng)一要素貫穿其中。在展示設(shè)計(jì)的初期階段，也就是著手設(shè)計(jì)之初，必須構(gòu)想展示劇情的大致框架，隨著設(shè)計(jì)作業(yè)的進(jìn)行及對(duì)企業(yè)提供資料的調(diào)查及了解，大致上在基本設(shè)計(jì)結(jié)束時(shí)，也要決定展示劇情的各個(gè)主題的內(nèi)容。所以展示設(shè)計(jì)從始至終受到展示劇情的左右。
如何建立展示劇情的框架是展示設(shè)計(jì)的關(guān)鍵，它決定著設(shè)計(jì)的走向。設(shè)計(jì)構(gòu)思一定是基于某種主題所成，在基本設(shè)計(jì)的初期階段，必須先了解討論企業(yè)要傳達(dá)給參觀者什么信息，由此決定展示的大主題和風(fēng)格，好的展示主題必須能直接表達(dá)展覽內(nèi)容，而且可以創(chuàng)造一種特殊的展覽氣氛，有效的吸引顧客達(dá)到宣傳銷售目的。其次要?jiǎng)澐殖鲅a(bǔ)充大主題的小主題，還有相關(guān)的各種項(xiàng)目，這些內(nèi)容既要與服從整體風(fēng)格，又要有其獨(dú)特的構(gòu)思，能夠成為一個(gè)個(gè)精彩的局域點(diǎn)。這些精彩點(diǎn)與整體風(fēng)格協(xié)調(diào)起來即成為展示劇情的框架，就如同電影和戲劇中的劇情大概。由此出發(fā)考慮場(chǎng)地空間規(guī)劃及造型結(jié)構(gòu)的安排，開始基本設(shè)計(jì)。除了每個(gè)項(xiàng)目的展示意圖外各小主題間的關(guān)系也是討論的重點(diǎn)，由小主題的關(guān)系所構(gòu)成的聯(lián)系和展示空間的格調(diào)也息息相關(guān)。一旦決定了展示劇情的框架，就要討論構(gòu)成各個(gè)主題的每個(gè)項(xiàng)目的信息內(nèi)容，但必須基于展示主題整體風(fēng)格與觀點(diǎn)去討論，并確立展示重點(diǎn)，劃分展示區(qū)域和空間及結(jié)構(gòu)關(guān)系，規(guī)定各種造型細(xì)節(jié)等，將這些歸納起來，就是展示劇情。
在展覽設(shè)計(jì)中所傳達(dá)的商業(yè)信息，最終還是要落實(shí)到模型，影像，圖表，樣品等多種展示媒體上。而所有這些展示媒體的分配也必須按照展示劇情的內(nèi)容來決定。要將重點(diǎn)放在重要主題的展示上，利用創(chuàng)新的媒體來表現(xiàn)展示重點(diǎn)往往能得到意想不到的效果。開發(fā)豐富的想象力來創(chuàng)造各種新穎的宣傳媒體，討論并選擇使這些想法變成可行的具體方案，既保證符合展覽場(chǎng)地的限定又具有同主題統(tǒng)一的風(fēng)格，并納入展示劇情。
基本設(shè)計(jì)方案和實(shí)施計(jì)劃隨著設(shè)計(jì)制作具體作業(yè)的進(jìn)行都要改寫。尤其進(jìn)入設(shè)計(jì)的實(shí)施階段，設(shè)計(jì)的詳細(xì)細(xì)節(jié)及在此展開的信息內(nèi)容都一一有了定案，但有時(shí)因?yàn)閳?chǎng)地條件及信息材料變化的關(guān)系，也必須修改設(shè)計(jì)。在這種情況下，常常回歸的原點(diǎn)就是展示劇情，所以展示劇情是進(jìn)行大型展示設(shè)計(jì)時(shí)非常重要的關(guān)鍵。
展示設(shè)計(jì)是創(chuàng)造宣傳效果和銷售環(huán)境而不僅僅是藝術(shù)設(shè)計(jì)。它的藝術(shù)性遠(yuǎn)不及商業(yè)性，從某種意義說它是企業(yè)商品的擴(kuò)展延伸，大型展示設(shè)計(jì)中所注入商業(yè)信息的多少，質(zhì)量的高低，直接影響企業(yè)參展的成功與否。構(gòu)思展示劇情能使設(shè)計(jì)者完善，準(zhǔn)確的把握企業(yè)與商品的所有信息，以幫助參展企業(yè)抓住市場(chǎng)機(jī)遇，樹立優(yōu)良形象。
第八章人員出訪手續(xù)辦理
作為一家要去國(guó)外參加展覽會(huì)的企業(yè)，如何辦理相關(guān)人員的出國(guó)手續(xù)和簽證自然是他們非常關(guān)心的問題。鑒于我國(guó)政府目前對(duì)出入境管理還相對(duì)比較嚴(yán)格。展覽行業(yè)的行政審批制度依然存在，參展人員如何辦理出國(guó)手續(xù)還需要依據(jù)其所持有的護(hù)照類型來決定：
(一)私人護(hù)照
私人護(hù)照外觀顏色為紫紅色，正面寫有“中華人民共和國(guó)護(hù)照”字樣，由公安部出入境管理局及其在各地的派駐機(jī)構(gòu)簽發(fā)，通常有效期為5年，我國(guó)公民申請(qǐng)此類護(hù)照通常比較方便。由申請(qǐng)人在其戶口所在地的出入境管理部門申請(qǐng)（從9月1日起，北京，上海等城市的居民僅憑借身份證，戶口本就可以按需申頷護(hù)照，有些地區(qū)的公民需要提供其所在單位開具的同意涵或國(guó)外邀請(qǐng)人出具的邀請(qǐng)函，作為打算出國(guó)參展的人員，可以請(qǐng)國(guó)外客戶幫助出具邀請(qǐng)函以辦理私人護(hù)照），申請(qǐng)人在提交材料后通常會(huì)在兩周后得到護(hù)照。
私人護(hù)照持有者申請(qǐng)簽證相對(duì)手續(xù)較為簡(jiǎn)便。大致程序如下：
拿到展覽會(huì)正式邀請(qǐng)函→撥打使館簽證約電話，預(yù)約時(shí)間→在簽證當(dāng)天帶齊材料按時(shí)到達(dá)使館面試→取簽證
在此過程中，參展人員需要了解以下幾點(diǎn)：
1．展覽會(huì)正式邀請(qǐng)函由中國(guó)組團(tuán)方統(tǒng)一向展覽會(huì)索要，并在參展人員向組團(tuán)方交齊費(fèi)用后下發(fā)，參展人員也可要求國(guó)外客戶幫助其出具邀請(qǐng)函，但簽證風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)較大。
2．有些國(guó)家使領(lǐng)館需要預(yù)約簽證時(shí)間，如美國(guó)，德國(guó)等，有些國(guó)家則不需要，如英國(guó)等，參展人員可以自行安排時(shí)間前去面試。但約簽證時(shí)通常需要提供申請(qǐng)人護(hù)照號(hào)，姓名，出生日期，簽證約電話不需要申請(qǐng)人親自撥打。需要注意的是，有些國(guó)家在簽證高峰時(shí)段很難撥通電話，需要連續(xù)撥打。德國(guó)，美國(guó)等到熱點(diǎn)國(guó)家在每年年底及七八月份為簽證高峰期，申請(qǐng)人預(yù)約的簽證時(shí)間可能為其預(yù)約時(shí)間后30天，故請(qǐng)?zhí)崆邦A(yù)約，以免延誤展覽會(huì)。
3．通常持私人護(hù)照的簽證申請(qǐng)者應(yīng)在其所在領(lǐng)區(qū)的使領(lǐng)館與簽證官面試（各國(guó)使領(lǐng)館規(guī)定），許多國(guó)家在中國(guó)的使領(lǐng)館通常設(shè)在北京、上海、廣州三地。也有些國(guó)家不接受本人預(yù)約，如日本，必須要求申請(qǐng)人將材料送至指定簽證代辦機(jī)構(gòu)，由其統(tǒng)一辦理。
4．有些國(guó)家對(duì)在一段時(shí)間內(nèi)去過該國(guó)的申請(qǐng)人提供免面談服務(wù)，由申請(qǐng)人將其申請(qǐng)材料送交中信實(shí)業(yè)銀行，德國(guó)工商大會(huì)等代辦機(jī)構(gòu)。
5．有些國(guó)家要求申請(qǐng)人在面試當(dāng)天以現(xiàn)金形式交納簽證費(fèi)，也有些國(guó)家需提前交納到指定代收銀行，如美國(guó)需提前交納中信實(shí)業(yè)銀行。
6．有些國(guó)家在申請(qǐng)人面試結(jié)束后1小時(shí)內(nèi)即可將頒發(fā)簽證，如美國(guó)，也有些國(guó)家需要一周后頒發(fā)簽證，如德國(guó)，意大利，申請(qǐng)人可以委托他人代取簽證。
7．申請(qǐng)人面試時(shí)，通常需要攜帶以下材料（特指如參展之類的商務(wù)簽證）：填寫完整的簽證表，護(hù)照，博覽會(huì)主辦方出具的正本邀請(qǐng)函，博覽會(huì)參展攤位證明，博覽會(huì)參展攤位費(fèi)發(fā)票，申請(qǐng)人所在單位出具的經(jīng)濟(jì)擔(dān)保函，申請(qǐng)人名片，身份證及戶口本原件，復(fù)印件，結(jié)婚證書，在職證明等，申請(qǐng)人所在單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，信用證明以及所從事的商務(wù)活動(dòng)的證明文件等。
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