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　　這個階段通常時間最長，事情最多，因為要籌備的事項很多，所以最好早一點開始進行。
　　1．會前兩年半：
　　(1)確定會議日期與場地：視察場地、評估并商議費用。
　　(2)評估財源并制作預算：預估此案收入及支出。
　　(3)成立籌備委員會：邀請相關部門適合的人選并分工。
　　(4)成立秘書處：指定工作人員、安置設備并建立檔案。
　　(5)設計會議logo:印制信封、信紙。
　　(6)確定飯店房間數的預定：視察使用的飯店房間及設備，并請飯店報價、簽約。
　　(7)確定會議室使用數量：并視察有關設備、場地簽約。
　　(8)制作工作進度表：可委由會議籌辦人控制進度。
　　(9)搜集準備宣傳寄發名單：寄發會議宣傳資料、報名表等。
　　(10)定期召開籌備會議，審視各項工作進度及決議。
　　2．會前二年：
　　(1)制作籌備企劃書，用以提報政府單位申請經費補助或向民間相關組織募款：含會議緣起、宗旨、內容;擬邀請演講者陣容、主題;籌備委員會組織及名單；各組工作職責、工作進度表和預算。
　　(2)擬定推廣計劃：本次會議如何有效宣傳。
　　(3)選定合適的會議或展覽專業顧問公司，可協助主辦單位整體規劃一個具專業水準的會議，避免人力資源浪費，并有效控制預算的花費。
　　(4)草擬學術節目：確定會議主題及擬邀請講員名單。
　　(5)決定報名費及相關費用：可參考以前會議并由籌備會決議。
　　(6)搜集旅游、藝文等資料：可指定專業旅行社辦理。
　　(7)決定會議是否使用同步翻譯：如需使用，得預訂設備、翻譯人員，并增加預算。
3．會前18個月：
　　(1)草擬會議通告：含邀請函、會議日期地點、主題等。
　　(2)印刷并寄發會議通告：初步預告可能參與人士，大會將于何時何地舉行以及報名費等資料。
　　(3)確定學術節目形態及內容：發函邀請演講人及各場次主持人。
　　(4)確定社交節目的安排：包括酒會、晚宴及眷屬的活動、開閉幕典禮等。
　　(5)設定大會所有印刷品的印刷時間表并與印刷設計公司協調：宣傳手冊、報名表、論文摘要表、海報、節目手冊、名牌、證書、邀請卡等。
　　(6)確定所有將寄發給報名與會者的宣傳手冊應包括的資料，并著手草擬宣傳手冊及報名表、論文摘要表、訂房登記表：報名費、各項社交活動及費用、征求論文的規定／方式及收件截止日期、演講視聽設備的提供、飯店房價及訂房手續、提早報名優惠日期、取消報名截止日期、優惠訂房截止日期、通訊報名截止日期。
　(7)網頁設計，委托專業公司或專業人士設計大會網頁，以便會員上網瀏覽，或使用網上報名。
　　4．會前12個月：
　　(1)草擬展覽說明書及合約：擬印制寄發給廠商征展。
　　(2)收集參展廠商名單：可請籌備委員提供。
　　(3)征展活動開始：寄出說明書/辦說明會／親自拜訪。
　　(4)印制并寄發宣傳手冊及相關表格：確定所有相關名單及單位都已　寄出。
　　(5)確認講員是否接受邀請并請提供演講題目及摘要：如有人無法應邀，則另邀請其他人選，盡快確認。
　　(6)選制大會紀念品／資料袋獎牌／名牌膠套等：評估可能數量，先預定并確認交貨期。
　　(7)報備政府有關單位本次會議的舉辦時間：請協調有關駐外單位給予與會者簽證事宜的協助。
　　(8)聯絡并確定會議各項安排的供應廠商：視聽設備、燈光音響、旅行社、交通、餐飲安排、會場布置。
　　5．會前6個月：
　　(1)審核投稿的論文：學術節目組委員。
　　(2)安排節目議程并挑選邀請各組主持人(投稿部分)：學術節目組委員。
　　(3)寄發通知函給投稿人：告知投稿有否被接受及其報告時間／地點／組別。
　　(4)寄發通知函給所有受邀的主持人：告知其主持的組別／時間／地點，并寄發相關參考資料，如該組論文摘要、報告人背景等。
　　6．會前3個月：
　　(1)發布新聞：向相關媒體預告會議有關資訊。
　　(2)邀請開閉幕典禮出席貴賓：如需貴賓致詞，得書面告知時間地點。
　　(3)現場工作／接待人員規劃及招聘：報到處／會議室／貴賓接待等人員安排并擬定訓練課程。
　　(4)草擬設計大會節目手冊：議程確定／演講人、主持人確定／各項社交節目確定。
　　(5)安排VIP接機事宜：車輛／接機人員／通關安排等。
　　(6)會場布置設計發包：含機場歡迎牌／會場／會議室／報到處／展覽區／酒會、晚宴場地。
　　(7)報到處使用規劃：設計報到流程。
　(8)確認各項餐飲安排：酒會／晚宴／咖啡茶點／午餐。
　　(9)社交活動表演節目設計：開、閉幕典禮／酒會／晚宴。
　　7．會前1~2個月：
　　(1)通訊報名截止：統計評估報名人數。
　　(2)與飯店核算已訂房數量：與實際預定房數相差多少。
　　(3)現場接待人員工作訓練：1~2次訓練。
　　(4)印制大會節目手冊、學術論文摘要集、與會者名冊：已報名者報到時應領取的資料。
　　(5)印制大會相關印刷品：名牌／證書／感謝狀／邀請卡／餐券。
　　(6)檢視各項活動／節目／餐飲的安排：演講議程、演講人／主持人通知、視聽設備、開閉幕典禮流程、酒會及晚宴、午餐及咖啡茶點、參觀旅游、表演活動等。
　　(7)展覽廠商協調會：攤位位置／布置／進撤場事宜等。
　　(8)檢視場各項set-up：與會議中心／飯店人員最后確認。